有了这些法定程序,用人单位规章制度就合法了

用人单位规章制度,是用人单位内部的“法律”,其内容非常广泛,包含了劳动合同管理、工资管理、社会保险福利待遇、工时休假、职工奖惩等等。

 

用人单位规章制度的制定应当体现权利与义务一致、奖励与惩罚结合,内容和程序都不得违反法律、法规的规定。否则,就会受到法律的制裁。

 

《劳动合同法》第四条规定:

 

用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度,保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务。

用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时,应当经职工代表大会或者全体职工讨论,提出方案和意见,与工会或者职工代表平等协商确定。

在规章制度和重大事项决定实施过程中,工会或者职工认为不适当的,有权向用人单位提出,通过协商予以修改完善。

用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示,或者告知劳动者。

 

规章制度的制定和修改,其民主程序必须同时包括三个方面的内容

 

1.经职工代表大会或全体职工讨论,提出方案和意见;

 

2.与工会或职工代表平等协商确定;

 

3.公示,或者告知劳动者。

 

《劳动合同法》第四条对用人单位制定或修改规章制度的民主程序进行了规定,但是在具体操作上并没有统一的认识。

 

用人单位要制定一个好的、管用的、具有法律效力的规章制度,以下步骤一个也不能少。

 

01、用人单位人力资源部门在广泛收集意见、充分论证的基础上形成规章制度初步方案

 

用人单位的规章制度是用人单位按法定程序制定的,在用人单位内部对用人单位和劳动者具有约束力的规章制度。

 

在规章制度制定过程中,用人单位始终是主体,用人单位人力资源部门有起草规章制度的权利和义务。

 

人力资源部门要按照劳动人事法律法规的规定,在征求各个利益相关方意见的基础上,形成规章制度的初步方案。

 

制定流程:

 

  • 成立规章制度制定修改小组;
  • 起草规章制度;
  • 向各利益相关方征求意见;
  • 根据意见修改形成初步方案。

 

法律法规:

 

劳动法

劳动合同法

劳动合同法实施条例

 

02、用用人单位与职工代表召开协商会议,充分沟通协商形成规章制度草案

 

用人单位的规章制度对用人单位和劳动者都有约束力,特别是直接涉及劳动者切身利益的劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等规章制度或者重大事项。

 

作为被规章制度约束的重要一方职工方,有权利在源头上参与所在单位规章制度的制定。

 

集体协商是用人单位劳动关系双方沟通协商的主要机制和手段,用人单位在涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时应平等协商确定。

 

原劳动和社会保障部2004年5月1日颁布施行《集体合同规定》对集体协商进行了统一的规定,全国各省都制定了相应集体协商条例或规定,平等协商有法可依。

 

制定流程:

 

  • 用人单位指派行政方协商代表、职工方民主推选职工方协商代表;
  • 召开协商会议;
  • 协商一致形成制定或修改规章制度的草案。

 

流程参考:集体协商操作流程

 

法律法规:

 

集体合同规定

 

全国各地最新企业集体协商条例

 

03、用工会召开职工大会或职工代表大会,由职工代表讨论发表意见,修改完善后由大会无记名投票表决通过

 

职工大会或职工代表大会是劳动者民主政治权利的重要内容,是劳动者参与用人单位民主管理的重要形式,劳动者对涉及切身利益的规章制度和重大事项有审议决定权。

 

审议决定的形式有两种:一是直接参与,形式是职工大会,即用人单位全体人员来决定;一种是间接参与,形式是职工代表大会,由用人单位所在职工按照一定的组织形式,民主选举产生一定数量的代表来审议决定。

 

采取哪种形式,由用人单位工会按法律法规,结合本单位的实际来确定,用人单位工会是职工(代表)大会的工作机构,负责职工(代表)大会的日常工作。

 

2012年2月13日由中共中央纪委 、中共中央组织部、国务院国有资产监督管理委员会、监察部、中华全国总工会、中华全国工商业联合会以总工发〔2012〕12号印发的《企业民主管理规定》对职工大会或职工代表大会进行了统一的要求和规范,全国各地都制定了符合本地实际的职工代表大会条例或规范等地方法规。

 

会议流程

 

  • 选举产生代表;
  • 召开职工大会或职工代表大会;
  • 无记名投票表决通过。

 

流程参考:职工(代表)大会操作流程

 

法律法规:

 

企业民主管理规定

 

全国各地最新职工代表大会条例

 

04、将职工大会或职工代表大会上讨论通过的规章制度决议进行公示或告知劳动者

 

所谓公示,它就是党政机关、企事业单位、社会团体等事先预告群众周知,用以征询意见、改善工作的一种应用文文体。

 

公示主要体现的是民主性,就是指公示的过程与结果,都是公开、公平、公正的,都是有群众参与和监督,并为他们所认可的。

 

公示也就是履行了告知劳动者的程序,因为无论是召开的职工大会或者职工代表大会,劳动者都直接或间接参与了规章制度的制定,对用人单位的规章制度应该知晓。

 

用什么形式公示,可以按用人单位厂务公开制度中规定进行。《企业民主管理规定》和各地的厂务公开条例对企业单位的厂公开进行了统一的规定。

 

公示流程

 

  • 将规章制度决议和内容按规定的形式公示。

 

流程参考:厂务公开规范化标准流程

 

流程参考:职工(代表)大会操作流程

 

法律法规:

 

企业民主管理规定

 

全国各地最新厂务公开条例

 

 

以上民主程序和流程是用人单位制定规章制度的必经程序,符合《劳动合同法》第四条对用人单位制定或修改规章制度的民主程序的规定,是程序性的要求。

 

《集体合同规定》《企业民主管理规定》和各地制定的集体协商和职工代表大会条例等地方性法规和规范性文件,是《劳动合同法》规定的“讨论”“提出方案和意见”“协商确定”“公示”等程序性要求的重要参考依据。

 

以上程序制定的规章制度,虽然在形式上看起来繁琐,但是切实管用,具有法律效力。

 

制定规章制度缺少以上任何一步,对用人单位都不利,在司法实践中,其他替代方案都有被裁定无效的案例。

 

提醒

 

按照以上程序上程序制定的规章制度,一定具有法律效力。

 

当然,没有按照以上程序,或者少一个程序,目前在司法实践中也不一定会败诉。

 

这是因为:

 

1.司法实践中的裁判尺度变通方式没有统一的口径;

 

2.劳动者的诉求很少体现在规章制度的民主程序上。

 

现行《劳动合同法》实施以前,以《劳动法》为核心的劳动法律法规没有对民主程序进行特别规定,在《劳动合同法》实施后,一些地方司法实践中对未经民主程序制定或修改的规章制度的效力问题规定了一些变通方式。(详情见全国最新劳动争议法律适用意见汇编)

 

以往司法实践就未经民主程序制定或修改的规章制度的效力问题存在一定的争议,各地裁判机关为了考虑地方上人力资源管理的现状而做了平衡处理,最高人民法院也没有通过司法解释的形式在全国范围统一裁判尺度。

 

从近年的案例来看,各级法院对用人单位的规章制度的民主程序的审查日渐严格,出现了用人单位的规章制度因未经民主程序制定或修改而不能作为裁判依据的案例。因此,对于这种司法实践审查标准从严的趋势,用人单位应当做好充分的准备,避免因规章制度的制定或修改未经民主程序导致出现不利裁判的后果。

 

用人单位制定规章制度违法违规常见情形

 

1.直接涉及劳动者切身利益的规章制度制定时未经过民主程序即生效实施,仲裁或诉讼时无法提供经过民主程序的证据;

 

2.直接涉及劳动者切身利益的规章制度内容违反了法律、法规的强制性规定,从而导致无效;

 

3.直接涉及劳动者切身利益的规章制度内容不合理、不科学,实践中无法有效实施;

 

4.直接涉及劳动者切身利益的规章制度未经过有效的公示或告知程序,仲裁或诉讼时无法提供公示或告知劳动者证据;

 

5.劳动者的违纪事实及其他违反规章制度的情形证据不足。

 

来源:公众号 劳资在线

 

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